Distansmöten

Distansmöten kan i sin enklaste form innebära ett telefonsamtal. Men det finns en hel del tillgänglig teknik som kan göra distansmöten betydligt effektivare. Här listar vi några gratistjänster som kräver ett minimum av installation och bör gå att använda i de flesta datormiljöer. Utöver dessa finns en mängd professionella verktyg. Dessa kräver vanligen en upphandling och finns därför inte med här.

 

Förbered mötet innan mötet…

Allt hänger inte på tekniken. Hur ditt möte blir kan du påverka genom förberedelser och genom hur du och de andra deltagarna beter er på mötet. Här är några tips från Terese Raymond och Ulrika Eklund, författarna till en boken Distansmöten:

  • Öva innan: En utmaning är att ”prata rakt ut i tystnaden”. Det är som att mötesdeltagarna måste vänja sig vid ljudbilden, ha gärna ”träningsmöten” där ni testar.
  • Avkräv tydliga svar: Ta inte beslut av typen ”om ingen säger emot så antar vi att alla är med på tåget”. Avkräv tydliga ja/nej eller använd symboler för att försäkra er om att alla har koll på frågeställningen och informationen.
  • Ta pauser: Känn av behov av paus: Våga fråga och våga utgå från dina egna behov. Lägg in fikapauser precis som vid andra möten.
  • Sätt en agenda: Ett tydligt syfte är A och O, liksom i alla möten. Var tydlig med vad som förväntas av mötesdeltagarna och när ni är i mål.
  • Möjliggör förberedelse: Fundera på vad som måste ske på mötet och vad som kan ske innan. Kanske kan ni dela dokument och signera efter genomläsning istället för att ha avstämningspunkter som vem som har gjort vad?
  • Tänk på ljudbilden: Säkra upp ett bra ljud. Använd headset och se till att alla som inte pratar stänger av sina mikrofoner.
  • Bemästra tekniken: Ha alltid en plan B för eventuella teknikstrul. Var noga med att alla vet hur de tar sig tillbaka in i mötet om de av någon anledning ramlar ur. Samla nödvändiga inloggningsuppgifter på en plats och se till att alla deltagare har lätt att nå den informationen. Vad gör ni om någons mikrofon inte fungerar? Går det att köra mötet utan video om bilden ändå bara hänger sig?
  • Lär och utveckla: Jobba med att ständigt förbättra dina möten. Prova, lär av mötet och utveckla nästa utifrån det.

Verktyg/program

Skype: Gruppsamtal för röst eller video. Kräver installation och eget konto för alla användare. Skype kan också dela din skärm med den du talar med.

Zoom: Digitala möten för röst eller video. Gratis kortare möten med upp till 100 deltagare.

Google docs: Med Google Dokument kan du skriva, redigera och samarbeta var du än är. Kräver ett konto (gratis) men kan delas med vem som helst. Word, Excel och Powerpoint fungerar.

Google drive: En molntjänst från Google, en lagringsplats där du kan lagra ordbehandlingsfiler från Google Dokument, kalkylblad från Google Kalkylark och presentationer från Google Presentationer och dela med andra.

Microsoft teams: ett nav för att samla personer, konversationer och innehåll – tillsammans med de verktyg som team behöver – för att kunna samarbeta digitalt. Tjänsten är integrerad med Office-programmen.

Box.com Box är en sätt att dela med sig av alla typer av dokument, inte minst ett utmärkt alternativ till att skicka stora bilagor – skicka bara en länk istället. Kräver ett konto av användaren men kan delas med vem som helst.

WeTransfer: gratistjänst för att skicka större filer (upp till 2 GB)

Dropbox Ett program för att synka filer mellan flera datorer, perfekt om man inte har en gemesam server. Kräver installation och konto.

Join.me Visa innehållet på din skärm för vem som helst via webbläsaren. Dokument, presentationer, webbsidor etc. Kräver ingen installation eller konto.

Doodle: Ett smart hjälpmedel som gör det enkelt att bestämma mötestider. Kräver inget konto.

 

Kolla gärna in våra webbfikor, ett utmärkt sätt att utbyta erfarenheter.

 

Du använder en föråldrad webbläsare. Alla funktioner fungerar inte i din webbläsare. Var vänlig uppgradera din webbläsare för att förbättra din upplevelse och öka din säkerhet.